Hatalarının yüzüne vurulmasından kim hoşlanır? Hiç kimse. Eksiklerinin söylenmesi? Belki… İnsanlar eleştirilmeyi kesinlikle istemezler, asıl istedikleri övülmek ve olumlu şeyler duymaktır. Bu hepimizin doğasında olan bir şey. Peki, insanları kırmadan eksiklerinden, hatalarından bahsetmeyi nasıl başarabiliriz?
İnsan ilişkileri, özel hayatımızda ve iş hayatımızda büyük farklılıklar gösterir. Özel hayatımızda da iş hayatımızda da; birisi ile tartışabilir, fikir ayrılığına düşebilir ve gerilim yaşayabiliriz. Özel hayatımızda bu kişileri hayatımızdan çıkartmak gibi bir şansımız varken, bunu yapmak iş hayatımızda pek de profesyonelce olmazdı. İnsanları kendimizden uzaklaştırmamız kendi kariyerimize etki edeceğinden bir şekilde anlaşmanın yolunu bulmak, ortada bir problem varsa konuşmak ve çözüm getirmek zorundayız. Eğer sorun, bir kişinin kötü performansı veya iş yaşantısına zarar verici davranışıysa bu kişi bir şekilde bu durumdan haberdar edilmeli ve kötü gidişat iyiye çevirmelidir. Elbette sorun kişinin performansı ile ilgiliyse bu görevi bir yönetici; bireysel anlaşmazlıklar söz konusuysa bu görevi resimdeki herhangi bir iş arkadaşı üstlenmelidir.
Birisini kritize etmek, hatalarından, eksiklerinden bahsetmek veya başka bir deyişle negatif geri bildirimde bulunmak herkes için zordur. Çünkü içten içe biliriz ki, birazdan söyleyeceklerimizi kendimiz bir başkasından duymayı kesinlikle istemeyiz. Bu durum genellikle iki şekilde sonuçlanır:
1-Kişiye, konunun yumuşatılarak daha önemsiz bir versiyonunun anlatılması ve verilmek istenilen mesajın verilememesi.
2-Kişinin ilk cümleden kendisini savunmaya alması, kapatması ve geri saldırması ile işlerin daha da karmaşıklaşması.
Herhangi bir işyerinde altı ay geçirip, çalışanlara geri bildirim verildiğine şahit olmanıza rağmen, yukarıdaki iki senaryodan birisiyle karşılaşmadıysanız, o işyeri hem profesyonel hem de kişisel gelişiminiz için doğru yerdir.
Çoğu iş yerinde yönetici pozisyonları çeşitli eğitimlerden geçiyor ve bu eğitimlerden birisi mutlaka geri bildirim vermek olmalı. Geri bildirim için en sık öğretilen metot; Sandviç Metodu. Gel gelelim çoğu eğitmen bu metodu öğretmek için, gerekli özeni gösteremiyor ve yarım öğretilen sandviç metodu yeni yöneticiler tarafından doğal olarak benimsenmiyor. Şimdi bu oldukça basit metodu asıl işe yarar kılan birkaç püf noktadan bahsedeceğim. Yalnızca iş hayatınızda ekibinize veya diğer çalışanlara geri bildirim vermek için değil, özel hayatınızda değiştirmek istediğiniz şeyler için bu metodu kullanabilirsiniz.
Sandviç Metodu
Sandviç metoduna sandviç denilmesinin sebebi; pozitif söylem-negatif söylem-pozitif söylem şeklindeki yapısından ötürüdür. Önce pozitif bir söylemde bulunur, negatif söylemek istediğiniz her ne ise bunu söyler ardından ikinci pozitif söyleminiz ile konuşmanızı bitirirsiniz. Böylece negatif söylemi iki pozitif söylem arasında sandviç yapmış olursunuz. Metot oldukça basit.
Peki uygulaması neden bu kadar zor? Aslında değil. Yöntemin etkisini kaybetmemesi için dikkat etmeniz gereken şeyler var:
- Kapsam içinde kalmak
- Spesifik olmak
- Düzeltilmesi gererek şeyi tam olarak tanımlamak
- Tavsiye/Hedef vermek
- Pozitif bir sonuç senaryosu oluşturmak
Sandviç Metodunu yukarıdaki gerekliliklere göre biraz şekillendirdiğimizde yapmamız gerekenler çok basit. Sırasıyla;
- Pozitif Bir Gözlem: İçinde bulunduğunuz vaziyeti gözlemlemeniz ve kapsam içinde spesifik bir pozitif değer bulmak
- Problem ve Nelere Yol Açtığı: Düzeltilmesi gereken davranışı veya problemi tamı tamına tanımlamak
- Tavsiye veya Hedef: Karşınızdaki kişinin hedefinin ne olduğunun farkında olmak
- Pozitif Sonuç Senaryosu: İçinde bulunulan negatif durumun geçmesi veya problemin çözülmesi durumunda ne olacağını tasvir etmek
Hem iş hem özel hayatınıza uyarlanabilecek bir örnek yardımıyla açıklamaya çalışayım. Diyelim ki, iş yerindesiniz ve yan masanızda oturan çalışma arkadaşınızın telefonu durmadan yüksek sesle çalıyor ve arkadaşınız telefonu yanıtlamadığı gibi meşgule de vermiyor. Defalarca yerinizde öfleyip pöflemenize, belki de “Şu telefona biri baksa artık” diye duyulacak bir şekilde söylenmenize rağmen, ne sizi duyuyor ne de telefonun sesini kapatma gibi bir fonksiyondan haberi varmış gibi görünmüyor. Bu durum sizin dikkatinizi dağıtıyor ve çalışamıyorsunuz. Böyle bir durumda çalışma arkadaşınızın yanına gidip söyleyeceğiniz pozitif şey, bugün saçlarının ne kadar güzel olduğu veya parfümünün çok hoş olduğunu söylemek değildir. Bunu söylemek ne spesifik ne de kapsam içinde. Durumu iyice gözlemleyin. Sizin dikkatinizi dağıtan telefon sesi, çalışma arkadaşınızın dikkatini dağıtmıyor ve aslında bu çalışma arkadaşınızın sahip olduğu pozitif bir yetenek. Bu durumda kendisinin yanına giderek;
Pozitif: “Selam, çalışmanı bölmek istemezdim gördüğüm kadarıyla bu ofisteki en fokus çalışan kişilerden birisin ve bu özelliğini cidden takdir ediyorum.”
Problem ve Nelere yol açtığı: “Ama herkes ne yazık ki senin kadar işine odaklanamıyor ve dış faktörlerden dikkati dağılabiliyor. Ofis içinde telefonun gün boyunca pek çok kez yüksek sesle çaldığında odaklanmakta çok güçlük çekiyorum.”
Tavsiye: “Ofis içinde telefonunu sessize alır mısın?
Pozitif Sonuç Senaryosu: “Bu sayede ben de işe odaklanabilirim ve birlikte daha iyi çalışabilir, daha iyi işler çıkarabiliriz.”
NOT:
Birine geri bildirim verirken vereceğiniz geri bildirim, ister negatif olsun ister pozitif; iletişiminizin etkili olması için mutlaka dikkatinizi dağıtacak diğer öğelerden kurtulun. Bilgisayarınızı veya cep telefonunuzu yanınıza almayın, saatinizin alarmı varsa kapalı olduğundan emin olun veya kalem, yüzük gibi objeler ile oynamayın. Mümkünse sessiz bir odada, aranızda masa olmadan, kişisel alan tanıyarak ve hafif öne eğilerek konuşun. Bu sayede mesajınız çok daha net bir şekilde karşınızdakine iletilebilecek, karşınızdaki kendisine ve söylediklerine değer verildiğini düşünecektir.